Typische Fehler in der Klientendokumentation

Es gibt einfach diese Themen. Sie nerven. Sie langweilen einen. Machen einfach keinen Spaß. Sind lästige Pflicht. Aber genauso unerlässlich wie es ist, eine Steuererklärung abzugeben oder ein Impressum auf einer Website anzugeben, ist es, Deine Kliententermine ordentlich zu dokumentieren. Dies ist ein wichtiger Faktor für seriöses, professionelles Arbeiten. Gerade für Hypnoseanwender, die gerne in die Ecke von faulem Zauber gestellt werden, ist eine gute Klientenverwaltung etwas, womit man einen hohen Qualitätsstandard zeigen kann. Selbst wenn man guten Willens ist, passieren in Bezug auf die Dokumentation von Hypnosesitzungen oft gravierende Fehler. Dieser Artikel möchte ein Augenöffner für Dich sein.

Fehler 1:Du dokumentierst überhaupt nicht

Fehler 2: Du dokumentierst viel zu viel

Fehler 3: Du dokumentierst unstruktiert

Fehler 4: Dir fehlen wichtige Informationen über den Klienten

Fehler 5: Du aktualisierst gewonnene Klienteninformationen nicht

Fehler 6: Du machst rechtliche Fehler rund um die Dokumentation

Vielleicht bist Du der Überzeugung, dass Du Dir Informationen gut merken kannst. Das mag sein, wenn Du zwei Klienten die Woche hast. Oder erst seit zwei Monaten tätig bist. Aber stell Dir vor, Du hast acht Klienten pro Tag, fünf Tage die Woche. Kennst Du da wirklich noch genau den Wortlaut, den der Klient im Erstgespräch bezüglich seines Problems benutzt hat? Oder auf die Spitze getrieben: Jemand fragt Dich, was vor zehn Jahren in Sitzung drei passiert ist. Du wirst es nicht wissen. 

Um professionell zu arbeiten ist es Pflicht, zu dokumentieren, was in den einzelnen Sitzungen passiert ist. Es geht nicht nur darum, einmal alle anamnestischen Daten zu erheben und aufzuschreiben. Sondern es ist wichtig, über jede Sitzung Buch zu führen. Was hat der Klient erzählt? Fortschritte zwischen den Sitzungen? Was wurde gemacht? Welche Techniken angewandt? Welche Hausaufgabe gegeben?

"Echt jetzt? Man kann zu viel aufschreiben?", fragst Du Dich jetzt vielleicht. "Hast Du nicht vorher gesagt, es ist gut, den genauen Wortlaut eines Klienten zu kennen?" Ja, schon. Aber wenn Du nicht selektierst und jeden Pups aufschreibst, erhältst Du einen riesengroßen, unübersichtlichen Wust an Daten. Benötigst Du eine bestimmte Information, brauchst Du ewig um alles durchzulesen und diese Information zu finden. So geht effizientes Arbeiten nicht. 

Zudem bist Du, wenn Du so viel schreibst, sehr wenig präsent im Gespräch mit dem Klienten. Da bleibt die therapeutische Beziehung auf der Strecke. 

Und noch ein Fallstrick: Viele dokumentieren neben den objektiven Fakten auch persönliche Meinungen. Das an sich ist ja gut. Aber weil der Zeitdruck beim Mitschreiben in der Sitzungen hoch ist, werden alle Informationen in einen Topf gehauen. Später kann ich nicht mehr unterscheiden: War das jetzt meine Ansicht oder hat der Klient das so gesagt. Keine Frage: Das ist nullkommagarnicht professionell. 

Die meisten Coaches und Therapeuten, die ich kenne, haben die ersten beiden Probleme bereits überwunden. Aber sie scheitern an Fehler Nummer 3. Sie dokumentieren, aber chaotisch. Informationen sind durcheinander, unübersichtlich und bei jedem Klienten anders. In jeder Sitzung wird das Rad neu erfunden. Das ist anstrengend und führt häufig dazu, dass Du lange blättern musst, um wichtige Informationen zu finden. Das heißt, Deine Vorbereitung auf eine Hypnosesitzung dauert unnötig lang. Mit meinem Klientendokumentationsbogen habe ich die Lösung für Dein Strukturproblem!

Was ich auch immer wieder sehe, ist, dass die Dokumentation an sich zwar gut funktioniert, aber dass immer wieder wichtige Informationen vergessen werden abzufragen. Weil die Coaches und Therapeuten kein festes, immer gleiches Schema haben, nach dem sie vorgehen. Gerade wusste ich noch, dass ich diese Frage stellen wollte. Dann hat der Klient ein anderes Problem angesprochen und schwupps - aus den Augen aus dem Sinn. Und dann passieren solche Dinge wie: 

• Du hast nicht nach Kontraindikationen für Hypnose gefragt. Nach drei Sitzungen erzählt Dir die Klientin beiläufig, dass sie im dritten Monat schwanger ist. 
• Du hast vergessen, die E-Mail-Adresse zu notieren, möchtest aber eine Audiodatei schicken
• Du weißt nichts über die biographische Situation. Es taucht aber plötzlich spontan eine Szene aus der Kindheit auf, obwohl keine Regression geplant war. Du bewegst Dich auf dünnem Eis, weil Du nichts über die Vorgeschichte weißt. 

Stell Dir vor Du bist krank und musst einen Termin mit Deinem Klienten verschieben. Die Telefonnummer, die Du notiert hast, stimmt aber nicht mehr. E-Mails liest die Person aber nur einmal die Woche. Wahrscheinlich steht derjenige dann vor Deiner verschlossenen Tür. Peinlich. Ärgerlich. Unnötig. 

Es können aber auch rechtlich schwierige oder gar den Klienten gefährdende Situation auf Grund veralteter Daten entstehen. 

Deshalb ist es gut, in regelmäßigen Abständen zu prüfen

• ob die personenbezogenen Daten noch stimmen (vor allem Adresse, Telefonnummer, E-Mail Adresse)
• ob eine Kontraindikation beim Klienten eingetreten ist (zum Beispiel Klient hat aktuell massiv niedrigen Blutdruck)
• ob der Klient neue Medikamente einnimmt
• ob der Klient neue Behandler hat (und ob auf Grund dessen neue Schweigepflichtsentbindungen nötig sind)

Eine Falle in die viele Coaches und Therapeuten tappen und die zugegebenermaßen erst zuschnappt, wenn etwas passiert, ist das Fehlen von Aufklärungsbögen über Hypnose beziehungsweise die fehlende Unterschrift darauf. So bestätigt der Klient, dass er zur Kenntnis genommen hat, was Hypnose ist und was nicht. Er bestätigt, dass er über Kontraindikationen aufgeklärt wurde, dass er wahrheitsgemäße Angaben dazu gemacht und dass es somit nichts gibt, was gegen Hypnose oder psychotherapeutische Behandlung im Allgemeinen spricht. Eine Kundin von mir wurde als Coach von einer Klientin verklagt. Sie hatte eine Fehlgeburt in der achten Woche, war bei meiner Kundin zur Hypnose. Diese konnte auf Grund fehlender Unterschrift auf dem Aufklärungsbogen nicht nachweisen, dass die über Kontraindikationen aufgeklärt hat. Konnte nicht glaubhaft versichern, dass sie die Frage nach der Schwangerschaft gestellt hat. Ob die Hypnose zu einer Fehlgeburt geführt hat, darf zwar stark bezweifelt werden. Aber das juristische Problem bleibt. 

Weiterhin wichtig bezüglich Deiner Dokumentation: der Datenschutz! Analog schriftliche Aufzeichnungen müssen verschlossen und für niemanden zugänglich aufbewahrt werden. Wenn Du digitale Dokumentation bevorzugst, muss sichergestellt werden, dass die Regeln der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) eingehalten werden. Wichtig ist auch die Frage: Machst Du Datensicherung oder wie schützt Du Dich vor Datenverlust?

Ein Fehler, den viele begehen ist auch, dass sie sich nicht an die gesetzlich verbindlichen Aufbewahrungsfristen halten. Nach Abschluss der Behandlung besteht eine Verpflichtung, die Aufklärungsvereinbarung, Befunde und vorgelegte Berichte sowie Aufzeichnungen über die Sitzungen, zehn Jahre aufzubewahren.